Datenschutzerklärung EstateOS

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“) ist:

Subworx GmbH
Rheinpromenade 11
40789 Monheim am Rhein
Deutschland

Geschäftsführer: Dominik Anczok

E-Mail: contact@subworx.io

Für Datenschutzanfragen kann bis zur Einrichtung einer gesonderten Datenschutzadresse die vorstehende E-Mail-Adresse verwendet werden.

2. Allgemeine Grundsätze

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit hierfür eine Rechtsgrundlage besteht und die Verarbeitung für einen festgelegten Zweck erforderlich ist.

Je nach Verarbeitung stützen wir uns insbesondere auf:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung,
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen,
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – rechtliche Verpflichtungen,
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigte Interessen.

Soweit wir uns auf berechtigte Interessen stützen, benennen wir diese nachfolgend bei der jeweiligen Verarbeitung.

3. Hosting und technische Infrastruktur

EstateOS und die zugehörigen öffentlichen Webseiten werden auf Infrastruktur der IONOS Cloud GmbH, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Deutschland betrieben.

Die EstateOS-Produktivumgebung ist auf eine Verarbeitung in deutschen IONOS-Rechenzentren ausgelegt.

IONOS verarbeitet personenbezogene Daten, die wir auf der Cloud-Infrastruktur speichern, grundsätzlich als Auftragsverarbeiter auf Grundlage einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

Server- und Sicherheitslogs

Beim Aufruf unserer Webseite oder Anwendung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• IP-Adresse,
• Datum und Uhrzeit,
• aufgerufene URL bzw. technische Ressource,
• HTTP-Statuscode,
• Referrer,
• Browser- und Geräteinformationen,
• technische Fehler- und Sicherheitsinformationen.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung, Stabilität, Fehleranalyse, Erkennung missbräuchlicher Zugriffe und IT-Sicherheit.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Berechtigtes Interesse: sicherer und stabiler Betrieb unserer Systeme. Regelspeicherdauer: bis zu 90 Tage.

Eine längere Aufbewahrung kann erfolgen, wenn konkrete Sicherheitsvorfälle untersucht oder gesetzliche Ansprüche verfolgt bzw. abgewehrt werden müssen.

4. Technisch erforderliche Cookies und lokale Speicherungen

EstateOS verwendet technisch erforderliche Speichermechanismen, soweit diese notwendig sind, um ausdrücklich angeforderte Funktionen bereitzustellen.

Hierzu gehören insbesondere:

• Login- und Sessionfunktionen,
• Sicherheitsfunktionen,
• Speicherung der Datenschutzeinstellungen.

Die Speicherung bzw. der Zugriff auf Informationen im Endgerät erfolgt insoweit auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TDDDG. Soweit dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt dies je nach Funktion insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO.

Authentifizierungs-Cookies werden nach dem aktuellen EstateOS-Konzept als gegen clientseitigen Zugriff geschützte HttpOnly-Cookies eingesetzt.

5. Consent Management

Optionale Analyse- und Marketingtechnologien werden erst eingesetzt, wenn eine entsprechende Einwilligung vorliegt.

Wir unterscheiden insbesondere:

• Notwendig
• Analytics
• Marketing

Analytics und Marketing sind standardmäßig deaktiviert.

Erteilte Einwilligungen können jederzeit über die auf der Webseite bereitgestellten Datenschutzeinstellungen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Zum Nachweis und zur Umsetzung der Auswahl verarbeiten wir insbesondere:

• Consent-Status,
• Zeitpunkt,
• verwendete Consent-Version,
• gewählte Kategorien.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c und lit. f DSGVO hinsichtlich der Dokumentation erforderlicher Einwilligungsentscheidungen sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO für die darauf gestützten optionalen Verarbeitungen.

6. Webanalyse mit Umami

Auf unseren öffentlichen Marketingseiten können wir die selbst gehostete Webanalyse-Software Umami einsetzen.

Umami wird innerhalb unserer eigenen IONOS-Infrastruktur betrieben. Es erfolgt nach dem vorgesehenen Setup keine Übermittlung der Analysedaten an einen externen Umami-Cloud-Dienst.

Umami wird nur geladen, wenn zuvor in die Kategorie Analytics eingewilligt wurde.

Je nach Seitenaufruf können insbesondere verarbeitet werden:

• aufgerufene Seite,
• Referrer,
• UTM-Kampagnenparameter,
• Browsertyp,
• Betriebssystem,
• Gerätekategorie,
• technische Sitzungsinformationen.

Die IP-Adresse kann beim technischen Aufruf vorübergehend verarbeitet werden, wird nach dem vorgesehenen Setup jedoch nicht dauerhaft als Analytics-Datensatz gespeichert.

Wir übermitteln an Umami keine EstateOS-E-Mail-Adresse, keine EstateOS-User-ID, keine Mieter-ID und keine Kundendokumente.

Wir verwenden Umami nicht innerhalb der authentifizierten EstateOS-Anwendung.

Rechtsgrundlage: Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; soweit auf Informationen im Endgerät zugegriffen wird, § 25 Abs. 1 TDDDG. Speicherdauer: maximal 12 Monate. Widerruf: jederzeit über die Datenschutzeinstellungen.

7. Kampagnenattribution – eos_first_touch

Wenn Sie über einen mit UTM-Parametern versehenen Kampagnenlink auf eine EstateOS-Marketingseite gelangen, können wir nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung den ersten Kampagnenkontakt im Cookie eos_first_touch speichern.

Inhalt

Das Cookie kann insbesondere enthalten:

• utm_source,
• utm_medium,
• utm_campaign,
• Landingpage,
• Zeitpunkt des ersten Kampagnenkontakts.

Es enthält keine E-Mail-Adresse und keine unmittelbaren Mieterdaten.

Zweck

Der Zweck besteht darin, eine spätere Registrierung oder Conversion einem vorherigen Kampagnenkontakt zuzuordnen.

Speicherdauer

30 Tage.

Rechtsgrundlagen

Der Zugriff auf bzw. die Speicherung im Endgerät erfolgt nur nach Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG.

Soweit die Informationen personenbezogen verarbeitet oder mit einer späteren Registrierung verknüpft werden, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Bei Widerruf der Marketingeinwilligung wird das Cookie für die Zukunft nicht weiter verwendet und aus dem Browser entfernt, soweit technisch erreichbar.

8. Anforderung kostenloser Inhalte / Lead-Magnete

Wenn Sie über EstateOS einen kostenlosen Inhalt, etwa eine Checkliste oder ein PDF, anfordern, verarbeiten wir insbesondere:

• E-Mail-Adresse,
• Zeitpunkt der Anfrage,
• ggf. technisch zugehörige Kampagnenparameter.

Die Daten werden verwendet, um den konkret angeforderten Inhalt bereitzustellen.

Die Anforderung eines kostenlosen Inhalts führt nicht automatisch zu einer Newsletter-Anmeldung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Erfüllung der von Ihnen angeforderten Leistung bzw. zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist.

Die Dateien selbst können in einem privaten Object Storage innerhalb unserer IONOS-Infrastruktur bereitgestellt werden.

9. Newsletter

Wenn Sie unseren Newsletter abonnieren, verarbeiten wir insbesondere:

• E-Mail-Adresse,
• Anmeldestatus,
• Zeitpunkt der Anmeldung und Bestätigung,
• Listenzugehörigkeit,
• ggf. Kampagnenparameter.

Wir verwenden ein Double-Opt-in-Verfahren. Die Newsletter-Anmeldung wird erst wirksam, nachdem der Bestätigungslink in der Bestätigungs-E-Mail aufgerufen wurde.

Listmonk

Zur Verwaltung der Empfänger verwenden wir die selbst gehostete Software Listmonk innerhalb unserer IONOS-Infrastruktur.

Twilio SendGrid

Für den technischen Versand von E-Mails setzen wir Twilio SendGrid ein. Dabei werden insbesondere die für den Versand erforderliche E-Mail-Adresse, E-Mail-Inhalte sowie technische Versand- und Zustellinformationen verarbeitet.

Je nach konkreter Verarbeitung können Daten durch Twilio bzw. verbundene Unternehmen auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden. Für solche Übermittlungen werden die jeweils erforderlichen datenschutzrechtlichen Transfermechanismen eingesetzt.

Open- und Click-Tracking sollen im EstateOS-Zielsetup für Newsletter standardmäßig deaktiviert sein, soweit eine solche Auswertung nicht nach gesonderter Prüfung ausdrücklich aktiviert wird.

Rechtsgrundlage für den Newsletterversand: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Widerruf: jederzeit über den Abmeldelink in jeder Newsletter-E-Mail.

Daten zur Dokumentation einer Einwilligung können nach Abmeldung für einen begrenzten Zeitraum weiter gespeichert werden, soweit dies zum Nachweis der ordnungsgemäßen Einwilligung oder zur Abwehr von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

10. EstateOS-Benutzerkonto

Bei Registrierung und Nutzung eines EstateOS-Kontos verarbeiten wir insbesondere:

• Name, soweit angegeben,
• E-Mail-Adresse,
• Passwort-Hash,
• Organisations- bzw. Kundenzuordnung,
• Rollen und Berechtigungen,
• Vertrags- bzw. Tarifstatus,
• Login- und Sessioninformationen,
• technische Sicherheitsinformationen.

Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert.

Rechtsgrundlagen

Wenn Sie selbst Vertragspartner von Subworx sind, erfolgt die Verarbeitung insbesondere gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Wenn Sie EstateOS als Nutzer eines anderen Vertragspartners verwenden, erfolgt die Verarbeitung insbesondere gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der sicheren Bereitstellung und Verwaltung des vom jeweiligen Kunden beauftragten Zugangs.

Löschung

Accountdaten werden grundsätzlich innerhalb von 30 Tagen nach Vertrags- bzw. Accountende gelöscht oder anonymisiert, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen oder andere rechtmäßige Zwecke entgegenstehen.

Abrechnungs- und Buchhaltungsdaten können aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten länger gespeichert werden.

11. Immobilien-, Miet- und Dokumentdaten innerhalb von EstateOS

EstateOS ermöglicht es Kunden, Immobilien-, Miet-, Vertrags-, Finanz- und Dokumentdaten zu speichern und zu verwalten.

Dies kann unter anderem umfassen:

• Namen und Kontaktdaten von Mietern,
• Anschriften,
• E-Mail-Adressen und Telefonnummern,
• Mietvertragsinformationen,
• Miethöhen und Nebenkosten,
• Zahlungsstatus und Mietrückstände,
• Bankinformationen,
• Bonitätsinformationen,
• hochgeladene Mietverträge,
• Selbstauskünfte,
• Bonitätsnachweise,
• Ausweisdokumente,
• Schriftverkehr und sonstige Dokumente.

Datenschutzrechtliche Rollen

Soweit ein EstateOS-Kunde solche personenbezogenen Daten für seine eigene Vermietungs- oder Verwaltungstätigkeit verarbeitet, entscheidet grundsätzlich der jeweilige Kunde über Zweck und wesentliche Mittel der Verarbeitung.

In diesen Fällen ist der EstateOS-Kunde datenschutzrechtlich Verantwortlicher und Subworx verarbeitet die Daten grundsätzlich als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.

Hierfür stellen wir unseren Kunden einen gesonderten Vertrag zur Auftragsverarbeitung zur Verfügung.

Wenn Sie als Mieter, Mietinteressent oder sonstige betroffene Person Fragen zu Daten haben, die ein EstateOS-Kunde über Sie gespeichert hat, wenden Sie sich grundsätzlich zunächst an den jeweiligen Vermieter bzw. EstateOS-Kunden. Wir unterstützen unsere Kunden bei der technischen Umsetzung von Betroffenenrechten.

Keine eigene Verwertung identifizierbarer Mieterdaten

Subworx verwendet diese personenbezogenen Kundendaten im aktuellen Produktmodell nicht für:

• eigene Werbung,
• Verkauf von Daten,
• Cross-Customer-Profiling,
• Training eigener KI-Modelle,
• Training fremder KI-Modelle,
• eigene Marktbenchmarks auf Personen- oder Kundenebene.

Eigene generische Marktinformationen dürfen nur aus externen, öffentlichen oder nachweislich irreversibel anonymisierten Daten erzeugt werden.

12. Dokumentenspeicherung

Von Kunden hochgeladene Dokumente werden innerhalb der EstateOS-/IONOS-Infrastruktur in einem privaten Object Storage gespeichert.

Dokumente sind nicht als frei zugängliche öffentliche Dateien vorgesehen. Der Zugriff erfolgt über autorisierte Anwendungsfunktionen bzw. zeitlich begrenzte oder serverseitig kontrollierte Zugriffsmöglichkeiten.

Subworx verarbeitet die Inhalte solcher Kundendokumente grundsätzlich im Auftrag des jeweiligen EstateOS-Kunden.

13. KI-Funktionen und IONOS CLOUD AI Model Hub

EstateOS kann KI-gestützte Assistenz- und Analysefunktionen bereitstellen.

Für die vorgesehenen produktiven KI-Funktionen setzen wir den IONOS CLOUD AI Model Hub ein.

Bei der Nutzung einer KI-Funktion können die für die konkrete Anfrage erforderlichen Inhalte an die IONOS-KI-Infrastruktur übertragen werden. Dies können – abhängig von der ausdrücklich ausgelösten Funktion – auch Inhalte aus EstateOS-Daten oder Dokumenten sein.

Nach dem für EstateOS vorgesehenen IONOS-Setup:

• erfolgt die Inferenz in Deutschland,
• arbeitet der AI Model Hub als stateless Service,
• werden Prompts und Ausgaben auf Providerseite nach Ende der Sitzung verworfen,
• werden Kundeneingaben nicht zum Training der bereitgestellten Modelle verwendet.

EstateOS soll vollständige Prompts und Antworten nicht standardmäßig in allgemeinen Application Logs speichern. Technische Metadaten wie Modell, Zeitpunkt, Dauer, Tokenverbrauch und Fehlerstatus können zu Betriebs- und Abrechnungszwecken verarbeitet werden.

Soweit die KI-Funktion Kundendaten eines EstateOS-Kunden verarbeitet, erfolgt die inhaltliche Verarbeitung grundsätzlich im Rahmen der Auftragsverarbeitung für diesen Kunden.

14. Zahlungsabwicklung mit Stripe

Für Zahlungen und Abonnementverwaltung setzen wir Stripe ein.

Je nach Zahlungsart und Nutzung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Name,
• E-Mail-Adresse,
• Rechnungsanschrift,
• Kunden- und Bestellnummern,
• Zahlungsart,
• Zahlungsstatus,
• Transaktionsdaten,
• technische Sicherheits- und Betrugspräventionsdaten.

Zahlungskartendaten werden nach dem vorgesehenen Setup nicht als vollständige Kartendaten in unserer eigenen EstateOS-Datenbank gespeichert, sondern über die hierfür vorgesehenen Stripe-Zahlungsprozesse verarbeitet.

Stripe kann abhängig vom jeweiligen Verarbeitungsvorgang als Auftragsverarbeiter und/oder als eigenständig Verantwortlicher handeln.

Stripe und verbundene Unternehmen können personenbezogene Daten auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. Die hierfür erforderlichen Transfermechanismen werden nach Maßgabe der anwendbaren Datenschutzvorschriften eingesetzt.

Rechtsgrundlagen bei Subworx:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Vertragsabwicklung,
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Abrechnungs- und Aufbewahrungspflichten,
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit dies für Sicherheits- und Missbrauchsprävention erforderlich ist.

Mieterdaten und Kundendokumente werden nicht zu Zahlungszwecken an Stripe übermittelt.

15. Support und Kommunikation

Wenn Sie uns kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Informationen, insbesondere:

• Kontaktinformationen,
• Inhalt der Nachricht,
• ggf. Account- und Fehlerkontext.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die Kommunikation im Zusammenhang mit einem Vertrag oder vorvertraglichen Maßnahmen erfolgt; im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Unser berechtigtes Interesse besteht in einer effizienten Bearbeitung von Anfragen sowie der Verbesserung und Absicherung unseres Dienstes.

Bitte senden Sie sensible Mieterdokumente nicht unnötig über allgemeine Supportkanäle.

16. Empfänger und Dienstleister

Personenbezogene Daten erhalten nur diejenigen Stellen, die sie für den jeweiligen Zweck benötigen.

Hierzu können insbesondere gehören:

• IONOS Cloud GmbH – Hosting, Storage, Backups und AI-Infrastruktur,
• Twilio/SendGrid – E-Mail-Versand,
• Stripe – Zahlungsabwicklung,
• technische und rechtliche Dienstleister, soweit erforderlich,
• Behörden oder sonstige Empfänger, soweit eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

Soweit Dienstleister in unserem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten, werden die erforderlichen Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen.

17. Drittlandübermittlungen

Der EstateOS-Kernbestand aus Produktivdatenbank, Dokumentenspeicherung und dem vorgesehenen IONOS-AI-Betrieb ist auf eine Verarbeitung in Deutschland bzw. der Europäischen Union ausgelegt.

Einzelne Dienstleister, insbesondere Twilio und Stripe, können Daten jedoch international verarbeiten.

Soweit personenbezogene Daten in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden, erfolgt dies nur unter Beachtung der Art. 44 ff. DSGVO, beispielsweise auf Grundlage:

• eines Angemessenheitsbeschlusses,
• des EU-U.S. Data Privacy Framework, soweit für den konkreten Empfänger anwendbar,
• der EU-Standardvertragsklauseln,
• anderer gesetzlich zulässiger Garantien.

18. Speicherdauer und Vertragsende

Wir speichern personenbezogene Daten grundsätzlich nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.

Für den EstateOS-Kernbetrieb ist folgendes Zielmodell vorgesehen:

• Server-/Security-Logs: bis zu 90 Tage,
• Umami-Analyticsdaten: bis zu 12 Monate,
• eos_first_touch: 30 Tage,
• EstateOS-Account nach Vertragsende: grundsätzlich 30 Tage,
• operative Kundendaten nach Vertragsende: grundsätzlich 30 Tage Export-/Recovery-Zeitraum und anschließend Löschung,
• rotierende Backups: maximal 90 Tage,
• ausdrücklich vom Kunden beauftragte Archivierung: optional bis maximal 365 Tage.

Eine optionale Archivierung über den Standard-Löschzeitpunkt hinaus erfolgt nur, wenn dies ausdrücklich vereinbart bzw. beauftragt wurde. Archivierte Daten dürfen nicht für eigene Marketing-, Benchmark- oder KI-Trainingszwecke verwendet werden.

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

19. Automatisierte Entscheidungen

EstateOS trifft nach dem aktuellen Produktkonzept keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO, die gegenüber einer betroffenen Person rechtliche Wirkung entfalten oder sie in vergleichbarer Weise erheblich beeinträchtigen.

KI-Ausgaben dienen als Assistenz und nicht als eigenständig verbindliche Entscheidung über Mieter, Interessenten oder sonstige Personen.

Sollte sich dieser Funktionsumfang ändern, werden wir die Verarbeitung vor Einführung neu bewerten und diese Datenschutzerklärung entsprechend anpassen.

20. Ihre Rechte

Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO,
• Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO,
• Löschung gemäß Art. 17 DSGVO,
• Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO,
• Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO,
• Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO,
• Widerruf einer Einwilligung gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO.

Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Widerspruch bei berechtigten Interessen

Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen.

Gegen eine Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung können Sie jederzeit widersprechen.

21. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Für die Subworx GmbH ist insbesondere zuständig:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
Deutschland

Telefonzentrale: +49 (0)211 / 38424 - 0

22. Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Verarbeitungsvorgänge, eingesetzte Dienstleister oder die rechtlichen Anforderungen ändern.

Es gilt die jeweils auf der EstateOS-Webseite veröffentlichte Fassung.

Stand: 12. August 2026

Diese Tabelle wird bei jeder Änderung der tatsächlich eingesetzten Technologien aktualisiert. Bei Fragen wende dich an contact@subworx.io.