Allgemeine Geschäftsbedingungen für EstateOS

1. Anbieter und Geltungsbereich

1. Anbieter von EstateOS und Vertragspartner des Kunden ist:

Subworx GmbH
Rheinpromenade 11
40789 Monheim am Rhein
Deutschland
Geschäftsführer: Dominik Anczok
E-Mail: contact@subworx.io

2. EstateOS ist eine Marke der Subworx GmbH.

3. Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen („AGB“) gelten für die Nutzung der cloudbasierten Software EstateOS.

4. EstateOS richtet sich sowohl an:

• Verbraucher im Sinne von § 13 BGB als auch
• Unternehmer im Sinne von § 14 BGB.

5. Soweit einzelne Bestimmungen ausschließlich für Verbraucher oder ausschließlich für Unternehmer gelten, wird dies ausdrücklich angegeben.

6. Individuelle Vereinbarungen zwischen Subworx und dem Kunden haben Vorrang vor diesen AGB.

2. Gegenstand von EstateOS

1. EstateOS ist eine digitale Dienstleistung zur Organisation, Speicherung, Verwaltung und Auswertung von Immobilien-, Miet-, Vertrags- und zugehörigen Dokumentdaten.

2. Je nach gebuchtem Tarif und aktuellem Funktionsumfang kann EstateOS insbesondere Funktionen bereitstellen für:

• Immobilien- und Portfolioverwaltung,
• Miet- und Vertragsdaten,
• Dokumentenverwaltung,
• Übersichten und Auswertungen,
• Markt- oder Referenzinformationen,
• KI-gestützte Assistenz- und Analysefunktionen,
• Datenexporte.

3. Der konkrete Leistungsumfang ergibt sich aus der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses angezeigten Produkt- bzw. Tarifbeschreibung und der Bestellübersicht.

4. Kein Bestandteil dieser AGB begründet einen Anspruch auf Funktionen, die zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses nicht Bestandteil des gebuchten Tarifs waren, sofern sie nicht nachträglich ausdrücklich Vertragsbestandteil werden.

5. Bei Verbraucherverträgen über EstateOS gelten ergänzend die zwingenden gesetzlichen Vorschriften über digitale Produkte, insbesondere §§ 327 ff. BGB.

3. Registrierung und Nutzerkonto

1. Für die Nutzung von EstateOS kann die Einrichtung eines Nutzerkontos erforderlich sein.

2. Nutzer müssen mindestens 18 Jahre alt und voll geschäftsfähig sein.

3. Die bei Registrierung und Vertragsschluss abgefragten Angaben müssen vollständig und zutreffend sein.

4. Zugangsdaten sind vertraulich zu behandeln und dürfen nicht unbefugt an Dritte weitergegeben werden.

5. Der Kunde ist verpflichtet, Subworx unverzüglich zu informieren, wenn konkrete Anhaltspunkte für einen unbefugten Zugriff auf sein Konto bestehen.

6. Nutzer, die EstateOS für eine Organisation oder einen anderen Vertragspartner verwenden, müssen zu dieser Nutzung berechtigt sein.

4. Vertragsschluss

1. Produkt- und Tarifdarstellungen auf der Webseite stellen grundsätzlich noch kein verbindliches Vertragsangebot dar, sofern sie nicht ausdrücklich als solches gekennzeichnet sind.

2. Der Kunde wählt den gewünschten Tarif und erhält vor Abgabe seiner Bestellung eine Übersicht über die wesentlichen Vertragsinformationen, insbesondere:

• Leistungsumfang,
• Gesamtpreis,
• Abrechnungsperiode,
• Mindestlaufzeit, sofern vorhanden,
• Kündigungsbedingungen.

3. Bei einem kostenpflichtigen Online-Vertrag mit einem Verbraucher wird die Bestellung über eine Schaltfläche abgeschlossen, die die Zahlungspflicht eindeutig kenntlich macht.

4. Mit Betätigung der abschließenden Bestellschaltfläche gibt der Kunde ein verbindliches Angebot auf Abschluss des ausgewählten EstateOS-Vertrags ab.

5. Der Vertrag kommt zustande, wenn Subworx:

• die Bestellung ausdrücklich bestätigt,
• den kostenpflichtigen Zugang freischaltet oder
• anderweitig eindeutig die Annahme erklärt.

6. Verbraucher erhalten nach Vertragsschluss eine Vertragsbestätigung auf einem dauerhaften Datenträger, insbesondere per E-Mail.

7. Bei unentgeltlichen Test- oder Free-Versionen entsteht nur der jeweils ausdrücklich dargestellte unentgeltliche Nutzungsumfang. Eine automatische Umwandlung in einen kostenpflichtigen Tarif erfolgt nur, wenn dies vorab klar vereinbart und die dafür erforderliche ausdrückliche kostenpflichtige Bestellung abgegeben wurde.

5. Beginn der Leistung

1. EstateOS wird grundsätzlich nach erfolgreichem Vertragsschluss und technischer Bereitstellung zugänglich gemacht.

2. Verbraucher können verlangen, dass Subworx bereits vor Ablauf der gesetzlichen Widerrufsfrist mit der Bereitstellung der Dienstleistung beginnt.

3. Ein solcher vorzeitiger Leistungsbeginn lässt das Widerrufsrecht bei einer fortlaufenden digitalen Dienstleistung nicht allein dadurch sofort entfallen. Die gesetzlichen Vorschriften über Widerruf und gegebenenfalls Wertersatz bleiben maßgeblich.

6. Nutzungsrecht

1. Für die Dauer des Vertrags erhält der Kunde ein einfaches, nicht ausschließliches und nicht übertragbares Recht, EstateOS im Umfang des gebuchten Tarifs zu nutzen.

2. Das Recht umfasst nicht:

• den Quellcode,
• eine Eigentumsübertragung an EstateOS,
• die Weiterveräußerung oder Unterlizenzierung der Software,
• Reverse Engineering, soweit dies nicht zwingend gesetzlich erlaubt ist.

3. Rechte an vom Kunden hochgeladenen Inhalten verbleiben grundsätzlich beim jeweiligen Rechteinhaber.

4. Der Kunde räumt Subworx lediglich diejenigen Nutzungsrechte ein, die technisch erforderlich sind, um die beauftragte EstateOS-Leistung für ihn zu erbringen.

7. Kundendaten und zulässige Nutzung

1. Kunden können innerhalb von EstateOS eigene Daten und Dokumente speichern.

2. Der Kunde ist dafür verantwortlich, dass er die von ihm eingestellten Daten und Inhalte rechtmäßig verarbeiten und in EstateOS verwenden darf.

3. Dies gilt insbesondere für personenbezogene Daten von:

• Mietern,
• Mietinteressenten,
• Bürgen,
• Ansprechpartnern,
• sonstigen natürlichen Personen.

4. Kunden dürfen EstateOS nicht verwenden, um:

• rechtswidrige Inhalte zu speichern oder zu verbreiten,
• Rechte Dritter vorsätzlich zu verletzen,
• unbefugt auf Daten anderer Kunden zuzugreifen,
• technische Schutzmaßnahmen zu umgehen,
• Schadsoftware zu verbreiten,
• den Dienst missbräuchlich oder sicherheitsgefährdend zu nutzen.

5. Soweit Subworx personenbezogene Kundendaten ausschließlich nach Weisung des Kunden verarbeitet und der Kunde hierfür datenschutzrechtlich Verantwortlicher ist, gilt ergänzend der zwischen Subworx und dem Kunden geschlossene Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

8. Eigene Nutzung von Kundendaten durch Subworx

1. Personenbezogene Kundendaten aus Mietverhältnissen werden im aktuellen EstateOS-Produktmodell nicht für eigene Werbung, Verkauf, Cross-Customer-Profiling oder das Training von KI-Modellen verwendet.

2. Eigene generische Markt- oder Referenzinformationen dürfen von Subworx aus:

• externen Datenquellen,
• öffentlichen Datenquellen oder
• nachweislich irreversibel anonymisierten Daten

erzeugt werden.

3. Eine Nutzung identifizierbarer oder lediglich pseudonymisierter Kundendaten für eigene Subworx-Marktbenchmarks ist ohne vorherige Änderung des rechtlichen und vertraglichen Modells nicht vorgesehen.

9. KI-Funktionen

1. EstateOS kann KI-gestützte Funktionen bereitstellen, die Nutzer bei Analyse, Strukturierung oder Formulierung unterstützen.

2. KI-Ausgaben werden automatisiert erzeugt und können:

• unvollständig,
• ungenau,
• veraltet oder
• im Einzelfall sachlich falsch

sein.

3. KI-Ausgaben ersetzen keine individuelle Rechts-, Steuer-, Finanz-, Bewertungs-, Bonitäts- oder sonstige fachliche Beratung.

4. Der Nutzer bleibt dafür verantwortlich, KI-Ausgaben vor einer tatsächlichen Verwendung auf Plausibilität und Eignung für seinen konkreten Zweck zu prüfen.

5. EstateOS trifft nach dem aktuellen Produktkonzept keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung über Mieter oder Mietinteressenten.

6. Soweit eine KI-Funktion personenbezogene Kundendaten verarbeitet, erfolgt dies im Rahmen des jeweils anwendbaren Datenschutz- und Auftragsverarbeitungsmodells.

10. Markt-, Miet- und Referenzinformationen

1. Von EstateOS angezeigte Markt-, Miet-, Vergleichs- oder Referenzwerte dienen grundsätzlich der Orientierung.

2. Solche Informationen stellen insbesondere keine:

• verbindliche Mietpreisfeststellung,
• Immobilienbewertung,
• rechtliche Zulässigkeitsprüfung einer Miethöhe,
• Bonitätsentscheidung

dar.

3. Der Kunde ist dafür verantwortlich, gesetzliche Vorgaben und die individuelle Situation des jeweiligen Objekts zu berücksichtigen.

4. Gesetzliche Mängelrechte bleiben unberührt, soweit Informationen Bestandteil der geschuldeten Leistung sind.

11. Verfügbarkeit und Wartung

1. Subworx bemüht sich um eine hohe Verfügbarkeit von EstateOS.

2. Eine unterbrechungsfreie Verfügbarkeit zu jedem Zeitpunkt ist nicht geschuldet, soweit nicht individuell ausdrücklich ein bestimmtes Service Level vereinbart wurde.

3. Vorübergehende Einschränkungen können insbesondere entstehen durch:

• notwendige Wartungsarbeiten,
• Sicherheitsupdates,
• technische Störungen,
• Störungen von Infrastruktur- oder Kommunikationsdiensten,
• höhere Gewalt.

4. Planbare wesentliche Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit so durchgeführt, dass die Beeinträchtigung möglichst gering bleibt.

5. Zwingende gesetzliche Rechte, insbesondere die Verbraucherrechte bei Nichtbereitstellung oder Mängeln digitaler Produkte, bleiben unberührt.

12. Aktualisierungen und Änderungen von EstateOS

1. Subworx stellt Verbrauchern während des maßgeblichen Bereitstellungszeitraums die gesetzlich erforderlichen Aktualisierungen einschließlich Sicherheitsaktualisierungen zur Verfügung.

2. EstateOS wird laufend weiterentwickelt.

3. Änderungen, die über zur Vertragsmäßigkeit notwendige Aktualisierungen hinausgehen, können insbesondere aus folgenden Gründen erforderlich oder sinnvoll sein:

• Anpassung an gesetzliche oder regulatorische Anforderungen,
• IT-Sicherheit und Missbrauchsprävention,
• Anpassung an technische Plattformen, Schnittstellen oder Infrastruktur,
• Beseitigung technischer Risiken,
• Weiterentwicklung und Modernisierung der Nutzeroberfläche oder technischer Architektur.

4. Gegenüber Verbrauchern erfolgen solche Änderungen nur im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen, insbesondere ohne zusätzliche Kosten, soweit § 327r BGB dies verlangt.

5. Beeinträchtigt eine Änderung die Zugriffsmöglichkeit oder Nutzbarkeit für einen Verbraucher in rechtlich relevantem Umfang, werden die gesetzlich erforderlichen Informationen und Rechte gewährt.

13. Preise

1. Es gilt der Preis, der dem Kunden vor Abgabe der Bestellung eindeutig angezeigt wird.

2. Gegenüber Verbrauchern werden Preise als Gesamtpreise einschließlich der gesetzlichen Umsatzsteuer dargestellt, soweit Umsatzsteuer anfällt.

3. Bei Unternehmern können Preise als Nettopreise zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer ausgewiesen werden, wenn dies bei der jeweiligen Preisangabe eindeutig kenntlich gemacht wird.

4. Bei wiederkehrenden Entgelten werden Abrechnungsperiode und wiederkehrender Preis vor Vertragsschluss angezeigt.

5. Nicht vor Vertragsschluss ausgewiesene zusätzliche Entgelte werden nicht allein aufgrund dieser AGB geschuldet.

14. Zahlung und Stripe

1. Für die Zahlungsabwicklung kann Subworx Stripe einsetzen.

2. Die im Checkout verfügbaren Zahlungsmethoden werden dort angezeigt.

3. Wiederkehrende Entgelte werden entsprechend der vereinbarten Abrechnungsperiode fällig.

4. Der Kunde ist verpflichtet, für ausreichende Deckung bzw. Gültigkeit des gewählten Zahlungsmittels zu sorgen.

5. Gerät der Kunde mit einer Zahlung in Verzug, gelten die gesetzlichen Vorschriften.

6. Subworx kann den Zugang nach angemessener vorheriger Ankündigung vorübergehend einschränken, wenn fällige Entgelte trotz Mahnung nicht gezahlt werden. Bei Verbrauchern bleiben gesetzliche Schutzvorschriften unberührt.

15. Vertragslaufzeit und ordentliche Kündigung

1. Die konkrete Laufzeit, Abrechnungsperiode und Kündigungsfrist des ausgewählten Tarifs werden dem Kunden vor Vertragsschluss angezeigt und Bestandteil des Vertrags.

2. Wird keine feste Mindestlaufzeit ausgewiesen, läuft der Vertrag auf unbestimmte Zeit und kann mit der im Checkout ausgewiesenen Frist gekündigt werden.

Verbraucher

3. Gegenüber Verbrauchern gelten für feste Laufzeiten, automatische Vertragsverlängerungen und Kündigungsfristen mindestens die zwingenden gesetzlichen Grenzen.

4. Soweit ein Verbrauchervertrag nach Ablauf einer festen Anfangslaufzeit automatisch verlängert wird, erfolgt die Verlängerung nur in einer gesetzlich zulässigen Form. Eine Verlängerung auf unbestimmte Zeit muss für den Verbraucher mit einer Kündigungsfrist von höchstens einem Monat kündbar sein.

5. Soweit Subworx Verbrauchern den Abschluss eines entgeltlichen Dauerschuldverhältnisses über eine Webseite ermöglicht, stellt Subworx die gesetzlich erforderliche elektronische Kündigungsmöglichkeit bereit.

Unternehmer

6. Für Unternehmer gelten die im jeweiligen Tarif bzw. Bestellprozess ausdrücklich ausgewiesenen Laufzeiten und Verlängerungsregeln.

7. Fehlt bei einem Unternehmervertrag eine ausdrückliche Regelung, kann ein unbefristeter Vertrag mit einer Frist von einem Monat zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode ordentlich gekündigt werden.

16. Außerordentliche Kündigung

Das Recht beider Parteien zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

Ein wichtiger Grund kann insbesondere vorliegen, wenn eine Partei trotz Abmahnung schwerwiegend gegen wesentliche Vertragspflichten verstößt. Eine Abmahnung ist entbehrlich, soweit sie gesetzlich nicht erforderlich oder wegen der besonderen Umstände unzumutbar ist.

17. Elektronische Kündigung

Verbraucher können einen online abgeschlossenen kündbaren EstateOS-Dauerschuldvertrag über die auf der EstateOS-Webseite bereitgestellte Kündigungsfunktion kündigen.

Die gesetzlich erforderliche Kündigungsfunktion muss ständig verfügbar sowie unmittelbar und leicht zugänglich sein.

Daneben bleiben andere gesetzlich oder vertraglich zulässige Kündigungswege bestehen.

18. Widerrufsrecht für Verbraucher

1. Verbrauchern steht bei einem im Fernabsatz geschlossenen EstateOS-Vertrag grundsätzlich das gesetzliche Widerrufsrecht zu, soweit keine gesetzliche Ausnahme greift.

2. Einzelheiten ergeben sich aus der gesonderten Widerrufsbelehrung.

3. Während der Widerrufsfrist stellt Subworx für online über eine Online-Benutzeroberfläche geschlossene widerrufliche Verbraucherverträge die gesetzlich erforderliche elektronische Widerrufsfunktion bereit.

4. Die elektronische Widerrufsfunktion ergänzt die Möglichkeit, den Widerruf beispielsweise per E-Mail oder Brief zu erklären.

19. Mängelrechte und digitale Produkte

Verbraucher

1. Für Verbraucher gelten die gesetzlichen Rechte bei Nichtbereitstellung oder Mängeln digitaler Produkte.

2. Gesetzliche Ansprüche auf:

• Herstellung des vertragsgemäßen Zustands,
• Vertragsbeendigung,
• Minderung,
• Schadensersatz

bleiben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen unberührt.

3. Die gesetzlichen Regeln über Updates und Änderungen digitaler Produkte bleiben unberührt.

Unternehmer

4. Unternehmer sind verpflichtet, erkennbare technische Störungen oder Mängel möglichst konkret zu melden und Subworx eine angemessene Möglichkeit zur Prüfung und Behebung einzuräumen.

5. Zwingende gesetzliche Rechte bleiben unberührt.

20. Haftung

1. Subworx haftet unbeschränkt:

• bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit,
• bei Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit,
• nach dem Produkthaftungsgesetz, soweit anwendbar,
• im Umfang einer ausdrücklich übernommenen Garantie,
• in sonstigen Fällen zwingender gesetzlicher Haftung.

2. Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht haftet Subworx für den vertragstypischen, bei Vertragsschluss vorhersehbaren Schaden.

3. Wesentliche Vertragspflichten sind Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf.

4. Im Übrigen ist die Haftung für leicht fahrlässig verursachte Schäden ausgeschlossen, soweit dies gesetzlich zulässig ist.

5. Die vorstehenden Haftungsregelungen gelten entsprechend für gesetzliche Vertreter, Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen von Subworx.

6. Zwingende Verbraucherrechte und die zwingende Haftung für die Bereitstellung vertragsgemäßer digitaler Produkte werden durch diese Klausel nicht beschränkt.

21. Sperrung von Accounts

1. Subworx kann einen Account vorübergehend sperren, soweit dies erforderlich ist, um:

• eine konkrete Sicherheitsgefahr abzuwehren,
• unbefugte Zugriffe zu verhindern,
• einen erheblichen Missbrauch des Dienstes zu stoppen,
• gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtungen nachzukommen.

2. Soweit möglich und zumutbar, wird der betroffene Kunde vorher informiert.

3. Ist eine sofortige Sperrung zur Gefahrenabwehr erforderlich, kann die Information nachgeholt werden.

4. Die Sperrung wird aufgehoben, sobald der Grund hierfür weggefallen ist.

22. Vertragsende, Export und Löschung

1. Mit Vertragsende endet grundsätzlich das Recht, EstateOS weiter zu nutzen.

2. Kunden erhalten im Rahmen der bereitgestellten Exportfunktionen die Möglichkeit, ihre Daten vor der endgültigen Löschung zu exportieren.

3. Nach dem aktuellen Löschkonzept werden operative Kundendaten grundsätzlich nach einem Export-/Recovery-Zeitraum von 30 Tagen nach Vertragsende gelöscht, soweit:

• keine andere ausdrückliche Vereinbarung besteht,
• keine Kundenweisung eine zulässige weitere Speicherung verlangt,
• keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

4. Daten in rotierenden Backups können technisch noch bis zu 90 Tage enthalten sein und laufen im Rahmen der Backup-Rotation aus.

5. Sofern ausdrücklich angeboten und vom Kunden beauftragt, kann eine gesperrte Archivierung bis maximal 365 Tage nach Vertragsende vorgesehen werden.

6. Gesetzliche Rechte von Verbrauchern hinsichtlich eigener Inhalte und Daten bei Vertragsbeendigung bleiben unberührt.

23. Datenschutz

1. Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Subworx als Verantwortlicher enthält die EstateOS-Datenschutzerklärung.

2. Soweit Subworx personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, schließen die Parteien einen gesonderten Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

3. Der Kunde bleibt im Rahmen seiner eigenen Verantwortlichkeit insbesondere für die Rechtmäßigkeit der von ihm erhobenen und in EstateOS gespeicherten personenbezogenen Daten verantwortlich.

24. Änderungen dieser AGB

1. Änderungen dieser AGB werden nicht allein dadurch Vertragsbestandteil, dass eine neue Fassung auf der Webseite veröffentlicht wird.

2. Bei laufenden Verträgen kann Subworx Änderungen vorschlagen, wenn hierfür ein sachlicher Grund besteht, insbesondere:

• Änderung zwingender rechtlicher Anforderungen,
• Schließung von Regelungslücken,
• Anpassung technischer oder organisatorischer Rahmenbedingungen.

3. Wesentliche Leistungspflichten, vereinbarte Preise oder gesetzliche Verbraucherrechte werden nicht durch eine einseitige AGB-Änderung entgegen zwingendem Recht verschlechtert.

4. Soweit für eine Änderung die Zustimmung des Kunden erforderlich ist, wird diese ausdrücklich eingeholt.

5. Änderungen des digitalen Produkts selbst richten sich bei Verbrauchern zusätzlich nach den gesetzlichen Vorgaben, insbesondere § 327r BGB.

25. Kommunikation

Vertragsbezogene Erklärungen können, soweit gesetzlich zulässig, elektronisch an die vom Kunden hinterlegte E-Mail-Adresse übermittelt werden.

Der Kunde ist dafür verantwortlich, eine erreichbare E-Mail-Adresse zu hinterlegen und Änderungen zu aktualisieren.

26. Verbraucherstreitbeilegung

Subworx ist derzeit nicht verpflichtet, an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen, und nimmt an solchen Verfahren nicht teil, soweit keine gesetzliche Verpflichtung im Einzelfall besteht.

27. Anwendbares Recht und Gerichtsstand

1. Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

2. Gegenüber Verbrauchern gilt diese Rechtswahl nur insoweit, als dadurch der Schutz zwingender Bestimmungen des Staates, in dem der Verbraucher seinen gewöhnlichen Aufenthalt hat, nicht entzogen wird.

3. Für Verbraucher gelten die gesetzlichen Gerichtsstände.

4. Ist der Kunde Kaufmann, eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder ein öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist – soweit gesetzlich zulässig – der Sitz der Subworx GmbH ausschließlicher Gerichtsstand.

28. Schlussbestimmungen

Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleiben die übrigen Bestimmungen wirksam.

An die Stelle unwirksamer Bestimmungen treten die gesetzlichen Regelungen.

Stand: 12. August 2026